Export Menu in Tally Prime

Introduction

The Export menu in Tally Prime is an essential tool for businesses needing to share their data or move information seamlessly across companies, stakeholders, or external systems. With this feature, one can export masters, vouchers, and reports into multiple file formats like XML, Excel, PDF, etc. Below you’ll find step-by-step explanations and practical notes in both English and Hindi, suitable for students, professionals, and anyone learning Tally Prime.

Export Menu in Tally Prime (In English)

Why Use Export Menu?

• Data Migration: Transfer your ledgers, items, and vouchers from one company to another.

• Reporting: Share balance sheets, P&L, account confirmations, and more with stakeholders in digital formats.

• Backup: Safeguard financial records and critical files.

• Reduce Paperwork: Export and send digital reports instead of printing.

What Can You Export?

1. Masters

   • Ledgers, groups, stock items, units, godowns, etc.

2. Transactions

   • All vouchers (sales, purchase, payment, receipt, etc.), either all together or by type.

3. Reports

   • Balance sheet, profit & loss, trial balance, reminder letters, confirmation of accounts, day books, and more.

Supported File Formats

• XML: Best for migration to another Tally Prime company.

• ASCII (Comma Delimited): Plain text format, handy for emails.

• Excel (XLSX): Useful for analysis and presentations.

• HTML: For web publishing, retains report formatting.

• JPEG: Exports reports as images.

• PDF: Best for sharing or archiving as read-only files.

Step-by-Step: How to Export Data

A. Exporting Masters

1. Open Tally Prime and select your company.

2. Shortcut: Press Alt+E (Export).

3. Choose ‘Masters‘.

4. Click ‘C‘ (Configure) for options:

   • Select type: All Masters, Ledger, Stock, etc.

   • ‘Include dependent masters’: Yes/No.

   • ‘Export closing balance as opening balance’: Yes/No.

5. Select file format (XML for Tally import, Excel for analysis).

6. Set the destination folder path and file name.

7. Review settings and press ‘E‘ (Send) to export.

B. Exporting Transactions (Vouchers)

1. Open your company in Tally Prime.

2. Press Alt+E, select ‘Transactions‘.

3. Click ‘Configure’:

   • Pick voucher types: All, Accounting, Inventory, etc.

   • Choose period (from–to dates).

   • Include dependent masters (e.g., ledgers).

   • File format, location, and file name.

4. Press ‘E‘ to export.

C. Exporting Reports

1. Open the report (e.g., Balance Sheet, Day Book).

2. Press Alt+E (Export).

3. Configure report-specific options (e.g., date range, vertical/horizontal view).

4. Pick file format, path, and name.

5. Send/export file as needed.

Practical Tips

• Always check and configure settings before exporting to ensure correct information is captured.

• Use XML format if you plan to later import into Tally.

• For reports to share with non-Tally users, PDF or Excel is highly recommended.

• The exported file will be saved in your chosen location—double-check the path and filename for easy retrieval.

• Avoid keeping the destination file open during export to prevent errors.

Export Menu in Tally Prime (हिंदी में)

Export की आवश्यकता क्यों?

• डाटा ट्रांसफर / माइग्रेशन: एक कंपनी का डाटा दूसरी कंपनी में डालने के लिए।

• रिपोर्टिंग: बैलेंस शीट, लेजर, प्रोफिट एंड लॉस आदि फाइलें शेयर करने के लिए।

• बैकअप: महत्वपूर्ण फाइनेंसियल रिकॉर्ड्स की सुरक्षा के लिए।

• कागज़ की बचत: डिजिटल फाइल के रूप में रिपोर्ट भेज सकते हैं।

क्या-क्या एक्सपोर्ट कर सकते हैं?

1. मास्टर्स:

   • लेजर, ग्रुप, स्टॉक आइटम, यूनिट आदि।

2. वाउचर (Transactions):

   • सेल्स, पर्चेज, रिसीट, पेमेंट, आदि वाउचर।

3. रिपोर्ट्स:

   • बैलेंस शीट, ट्रायल बैलेंस, डे- बुक, रिमाइंडर लेटर, आदि।

फ़ाइल फॉर्मेट्स

• XML: टैली में इम्पोर्ट करने के लिए सर्वश्रेष्ठ।

• ASCII: (टेक्स्ट फॉर्मेट; ईमेल के लिए सही)

• Excel: एनालिसिस और प्रेजेंटेशन हेतु।

• HTML: वेब में पब्लिशिंग के लिए।

• JPEG: इमेज के रूप में।

• PDF: शेयर या आर्काइव हेतु सर्वश्रेष्ठ।

स्टेप-बाय-स्टेप: डाटा/रिपोर्ट्स एक्सपोर्ट कैसे करें?

A. मास्टर्स एक्सपोर्ट करना

1. टैली प्राइम ओपन करें | अपनी कंपनी चुनें।

2. Alt+E दबाएँ।

3. ‘Masters’ चुनें।

4. ‘Configure’ पर जाएँ:

   • टाइप सलेक्ट करें (All Master, Ledger, Stock, आदि)।

   • Dependent masters को शामिल करना है या नहीं।

   • क्लोजिंग बैलेंस को ओपनिंग में लेना है या नहीं।

5. फाइल फॉर्मेट चुनें (XML, Excel आदि)।

6. फाइल का नाम और लोकेशन दें।

7. सारी सेटिंग जांचकर E (Send) दबाएं।

B. वाउचर (Transactions) एक्सपोर्ट करें

1. अपनी कंपनी ओपन करें।

2. Alt+E दबाएँ, Transactions चुनें।

3. Configure करें:

   • वाउचर टाइप चुनें (All, Accounting, Inventory आदि)।

   • डेट रेंज चुनें।

   • फाइल फॉर्मेट, लोकेशन एवं फाइल नेम दें।

4. E (Send) दबा दें।

C. रिपोर्ट्स एक्सपोर्ट करना

1. रिपोर्ट (जैसे बैलेंस शीट) ओपन करें।

2. Alt+E (Export) दबाएँ।

3. रिपोर्ट–स्पेसिफिक ऑप्शन Configure करें।

4. फाइल फॉर्मेट, लोकेशन, नाम दें।

5. Send/export करें।

टिप्स

• एक्सपोर्ट करने से पहले सभी सेटिंग्स ध्यान से देखें।

• टैली में बाद में इम्पोर्ट करने के लिए XML फॉर्मेट चुनें।

• शेयरिंग हेतु PDF / Excel बेहतर है।

• फाइल लोकेशन व नाम सही डालें—बार-बार चेक करें।

• फाइल पहले से खुली हो तो एक्सपोर्ट एरर आ सकता है; बंद रखें।

Conclusion

The Export menu in Tally Prime vastly simplifies business data management, enabling seamless data migration, digital reporting, and collaboration. By understanding and correctly using the export procedures—stepwise in both English and Hindi—you ensure efficient, accurate, and organized financial operations for yourself and your organization.