Company Menu in Tally Prime

English Explanation

The Company Menu in Tally Prime is the control panel for all company-related activities—creation, selection, alteration, security, configuration, online features, and access management. Whether handling a single entity or multiple businesses, the company menu allows you to efficiently manage every aspect of your organization’s digital records in Tally.

1. Accessing the Company Menu

• Shortcut Key: Alt + K

• This menu grants access to all essential company management options, including creating a new company, opening an existing one, shutting, altering, and setting up advanced features.

2. Key Options in the Company Menu

• Create Company: Begin accounting for a new entity by entering company details, defining a data path, and configuring primary information such as base currency, financial year, etc. After creation, you can refine all features to match your business needs.

• Select Company: Choose from existing companies stored in the data path. Allows management of multiple companies and switching between them for data entry or reporting.

• Alter Company: Modify existing company details (such as address, phone, statutory details), except for changing the data path. Important for keeping statutory and contact info updated.

• Shut Company: Temporarily close a company from the current session—helpful to avoid data entry in the wrong company, especially when multiple are open.

• Delete Company: Permanently removes a company and all its data (irreversible—backup is advised first).

• Security Control: Set passwords, define users, assign access rights, and enable Tally Vault for secure data encryption to protect sensitive financial data.

• Features (F11): Access or modify company-specific features like maintaining accounts, inventory, taxation (GST, VAT, TDS, TCS), payroll, etc. These settings customize how Tally behaves for each company’s needs.

• Online Access and Browser Configuration: Enables managing online connectivity, browser access to reports, remote users, and synchronizing company data between locations. Control which users can access company information remotely.

• Configuration: Adjust security, features, or connectivity options.

• Company Grouping: Tally allows clustering several companies into a ‘Group Company’ for consolidated reports and holistic financial analysis across multiple business entities.

3. Workflow and Best Practices

• Always shut unused companies to prevent accidental data posting.

• For consolidated or comparative reports, select multiple companies; for data entry, keep only one active.

• All major features (accounts, inventory, statutory compliance, payroll) are activated and managed from within the company menu, ensuring control and compliance for any business size.

• Keep login information and backup routines secure, especially when making permanent changes (such as deletion) or enabling remote access.

4. Advanced Functions

• Tally Vault: Encrypts company data with a password, ensuring data privacy.

• Audit and Edit Logs: For business that require audits, Tally can track every change—useful for transparency and statutory audits.

• Statutory Compliance: All statutory settings (taxes, compliance details) are updated in this menu, maintaining legal and regulatory requirements effortlessly.

हिन्दी में विस्तृत विवरण

Tally Prime में Company Menu आपकी कंपनी से जुड़ी सभी गतिविधियों का मुख्य स्थान है—नई कंपनी बनाना, खुली कंपनी बदलना, बंद करना, सुरक्षा सेटिंग, कॉन्फ़िगरेशन, ऑनलाइन सुविधा, और यूज़र एक्सेस कंट्रोल।

1. कंपनी मेनू तक कैसे पहुँचें

• शॉर्टकट की: Alt + K

• इस मेनू से आप कंपनी निर्माण, चयन, बदलाव (Alter), बंद (Shut), और एडवांस्ड सेटिंग्स को पा सकते हैं।

2. कंपनी मेनू के मुख्य विकल्प

• Create Company (कंपनी बनाएं): नयी कंपनी के लिए विवरण दर्ज करें, डेटा पाथ चुनें, आधारभूत जानकारी दर्ज करें (जैसे मुद्रा, वित्तीय वर्ष)। निर्माण के बाद आप कंपनी की सेटिंग्स अपनी आवश्यकता अनुसार बदल सकते हैं।

• Select Company (कंपनी चुनें): पहले से बनी कंपनियों की सूची से किसी एक को चुनकर काम शुरू करें। कई कंपनियों के बीच स्विच करना संभव है।

• Alter Company (कंपनी बदलें): कंपनी की जानकारी (पता, फ़ोन, आदि) को अपडेट करें, सिवाय डेटा पाथ के।

• Shut Company (कंपनी बंद करें): काम पूरी होने पर कंपनी को सेशन से बंद कर दें, ताकि गलत कंपनी में डेटा इंट्री न हो।

• Delete Company (कंपनी हटाएं): किसी कंपनी को स्थायी रूप से डिलीट करें (हटाने से पहले बैकअप जरूर बनाएं)।

• Security Control (सुरक्षा नियंत्रण): पासवर्ड, यूज़र बनाएं, एक्सेस राइट्स सेट करें, और Tally Vault से डेटा को एन्क्रिप्ट करें।

• Features (F11): कंपनी के हिसाब से अकाउंटिंग, इन्वेंट्री, टैक्सेशन (GST, VAT, TDS, TCS), पेरोल आदि की सेटिंग्स को ऐक्टिवेट या कस्टमाइज़ करें।

• Online Access (ऑनलाइन एक्सेस): रिमोट यूज़र्स, ब्राउज़र रिपोर्ट्स, और डेटा सिंक्रनाइजेशन की सुविधा मैनेज करें।

• Configuration (कॉन्फ़िगरेशन): सुरक्षा, फीचर, या कनेक्टिविटी ऑप्शन बदलें।

3. वर्कफ्लो और उपयोगी टिप्स

• अनावश्यक कंपनियाँ हमेशा बंद (Shut) रखें, ताकि गलती से डेटा गलत कंपनी में न जाए।

• रिपोर्ट कंसोलिडेट या तुलना हेतु एक से अधिक कंपनियों का चयन करें। मगर डेटा एंट्री करते वक्त केवल एक कंपनी एक्टिव रखें।

• हर कंपनी में फीचर्स, statutory सेटिंग्स, पेरोल, GST आदि का प्रबंधन इसी मेनू से करें।

• कंपनी हटाने, रिमोट एक्सेस देने या महत्वपूर्ण बदलाव के समय हमेशा डेटा बैकअप रखें।

4. एडवांस्ड फंक्शन्स

• Tally Vault: कंपनी डेटा को पासवर्ड के साथ पूरी तरह सुरक्षित और एन्क्रिप्टेड रखें।

• Audit & Edit Logs: हर बदलाव का रिकॉर्ड और ऑडिट ट्रेल बनाएँ, जिससे पारदर्शिता और लीगल कम्प्लायंस बना रहे।

• Statutory Compliance: सभी टैक्स और कानूनी सेटिंग्स इसी मेनू में अपडेट की जाती हैं, जिससे आसानी से अनुपालन बना रहे।

Company Menu Features Table

Conclusion

The Company Menu in Tally Prime provides a structured, secure, and customizable hub for all business data management—enabling businesses of every size and domain to efficiently create, maintain, secure, and access their financial and statutory records, both online and offline