Share Menu in Tally Prime
Introduction
The Share menu in Tally Prime helps you quickly share accounting data, reports, invoices, and financial information through email, WhatsApp, export, or print directly from Tally. This allows for efficient communication with clients, management, banks, or auditors – supporting paperless work and seamless business operations.
Below you’ll find a thorough explanation of the Share menu in easy English and Hindi (notes format), covering its purpose, usage steps, options, and best practices.
Share Menu in Tally Prime (In English)
What is the Share Menu?
The Share menu in Tally Prime is a versatile tool that allows you to instantly share ledgers, invoices, reports, and analysis in digital formats. It removes the time-consuming steps of downloading, formatting, or physically handing over documents.
Key Features:
Share via Email, Export files, print, or send via WhatsApp (if configured)
Supports multiple formats: PDF, Excel, XML, JPEG, HTML
Instant sharing of any report, invoice, or data viewed in Tally
When and Why to Use it?
Send statements/invoices to customers or vendors instantly
Share reports with auditors, management, banks
Regular information sharing (GST returns, outstanding reports, balance sheets)
Send confirmation of accounts, reminders, monthly statements, etc.
Save paper and time with digital communication
How to Use the Share Menu? (Step-by-Step)
1. Open Your Report or Data
Navigate to the report, voucher, or invoice you want to share in Tally Prime.
Example: Sales Invoice, Ledger Statement, GST Return, Profit & Loss Account.
2. Access the Share Menu
Press Ctrl+S OR click on the ‘Share’ button (top right corner or at the bottom).
The Share menu opens showing all available sharing options.
3. Select Your Preferred Method
E-Mail: Send the document as an attachment. (Configure your e-mail profile in Tally’s settings.)
Export: Creates a file (e.g., Excel, PDF, XML) that you can save or further share.
Print: Sends it to a printer or saves as PDF if you choose a virtual printer.
WhatsApp: If your computer supports, you can share directly via WhatsApp Web/Desktop.
Other Apps: You may get options for sharing via apps like Telegram, if Tally is integrated.
4. Choose Output Format
Select the required format: PDF (default for most reports), Excel, XML, JPEG, HTML.
Customize layout, size, columns, page, header/footer if needed.
5. Execute the Share
For email or WhatsApp: Enter recipient details, type a message if needed, and send.
For Export: Select destination and save file.
For Print: Choose printer (or Print to PDF), preview and proceed.
Best Practices and Tips
Configure your email settings in Tally (Gateway of Tally → F1: Help → Settings → Email) for easy mail sharing.
Use PDF for sharing final/locked documents; Excel for analysis.
For customer invoices/statements, always preview before sharing.
Check recipient contact details (email or WhatsApp) for errors to avoid miscommunication.
Use Share menu to maintain digital records for compliance or audit.
Use Cases and Examples
Email a Quarterly GST return to an accountant in 2 clicks
Send customer ledger via WhatsApp as a PDF statement
Export P&L in Excel and share with management for approval
Print invoice or receipt for a walk-in customer
Tally Prime में Share मेनू (हिंदी में)
Share मेनू क्या है?
टैली प्राइम का Share मेनू आपके अकाउंट्स, रिपोर्ट, इनवॉइस आदि को तुरंत डिजिटल फॉर्मेट में शेयर करने की सुविधा देता है। यह मेनू ईमेल, व्हाट्सएप, एक्सपोर्ट या प्रिंट जैसे विकल्पों के साथ पेपरलेस वर्क और तेज़ बिजनेस कम्युनिकेशन संभव करता है।
इसका उपयोग कब और क्यों करें?
ग्राहकों/वेंडर को इनवॉइस, स्टेटमेंट तुरंत भेजना
ऑडिटर, बैंक, या मैनेजमेंट के साथ रिपोर्ट शेयर करना
मंथली अकाउंट, GST रिटर्न, लेजर, आदि शेयर करना
ऑनलाइन जानकारी देने के लिए – पेपर सेविंग
इस्तेमाल करने के स्टेप्स
1. रिपोर्ट या डाटा खोलें
वह रिपोर्ट या वाउचर खोलिए जिसे भेजना है (जैसे सेल्स इनवॉइस, लेजर, ट्रायल बैलेंस)।
2. Share मेनू खोलें
Ctrl+S दबाएँ या ‘Share’ बटन पर क्लिक करें।
स्क्रीन पर सभी विकल्प दिख जाएंगे।
3. शेयर विकल्प चुनें
Email: ईमेल पर मेल करके भेजें (पहले टैली में ईमेल सेटिंग करें)।
Export: फाइल बना लें – PDF, Excel आदि।
Print: प्रिंटर से प्रिंट लें या PDF में सेव करें।
WhatsApp: कंप्यूटर में WhatsApp लिंक है तो डायरेक्ट भेज सकते हैं।
Other Apps: (अगर टैली में इंटीग्रेशन किया है)।
4. फॉर्मेट चुनें
PDF (default/सर्वोत्तम), Excel, XML, JPEG, HTML।
डिजाइन, पेज सेटिंग, कॉलम आदि एडजस्ट करें।
5. शेयर करें
ईमेल/व्हाट्सएप के लिए – रिसीवर की आईडी/नंबर भरें, संदेश टाइप करें, भेजें।
Export – लोकेशन/फाइल नाम डालें, सेव करें।
Print – प्रिंटर चुनें, प्रीव्यू देखें, प्रिंट लें।
टिप्स और सलाह
एक बार ईमेल सेटिंग टैली में कर लें, तो हर बार आसानी रहेगी।
फाइनल डाक्यूमेंट्स शेयर करने लिए PDF फॉर्मेट सबसे अच्छा है।
कस्टमर को इनवॉइस या स्टेटमेंट देते समय एक बार जरूर प्रीव्यू करें।
रिसीवर का मेल/नंबर चेक कर लें।
रेगुलर रिपोर्टिंग और डिजिटल रिकॉर्ड मेनटेन रखने के लिए Share मेनू बेस्ट है।
उदाहरण
GST रिटर्न 2 क्लिक में मेल कर दें
कस्टमर लेजर की पीडीएफ व्हाट्सएप पर भेजें
P&L एक्सेल में एक्सपोर्ट कर मैनेजमेंट को भेजें
इनवॉइस तुरंत प्रिंट करके कस्टमर को दें
Conclusion
The Share menu in Tally Prime brings speed, transparency, and digital efficiency to business communication. Whether sending GST returns, customer statements, or critical financials, this tool saves time and reduces error. Mastering this feature makes daily accounting and reporting processes fast, paperless, and compliant in both small and large organizations.
